Vijf communicatietips voor verbeterde samenwerking

Een communicatieprofessional vertrouwde me toe dat ze voor een flinke uitdaging stond: in een samenwerkingsverband moest ‘het kind centraal staan’. Om dat doel te bereiken ‘moeten we buiten onze eigen kaders en werkwijzen stijgen’. Dit grotere belang voorop stellen is soms lastig, omdat dit betekent dat je je eigen behoeftes moet temperen. Hoe kun je samenwerking verbeteren, bezien door een communicatiebril?

Marco Buschman schreef ‘Verbindend Vermogen’¹. Zijn boek biedt handvatten om vanuit communicatie naar ingewikkelde samenwerkingen te kijken. Je leest bewezen theorie, herkenbare praktijkvoorbeelden, persoonlijke verhalen, verrassende filmpjes en krachtige oefeningen. Verbindend vermogen betekent volgens de auteur allereerst contact met jezelf, vervolgens de relatie tot de ander en tenslotte de connectie met jouw team of je organisatie en tussen mensen onderling.

Met onderstaande vijf tips kun je aan de slag als communicatieprofessional. Ik wil je daarbij aanmoedigen om een specifieke communicatierol op te pakken.

1. Werk aan vertrouwen

Kern van effectief samenwerken vormt natuurlijk het onderlinge vertrouwen. De auteur schetst in een mooi schema wat daarin de kernthema’s zijn:

• integriteit & intenties = karakter
• capaciteiten & resultaten = competenties

Om dit in de praktijk te brengen kun je bijvoorbeeld werken met een spiegeloefening¹, waarin je als sensemaker reflecteert op deze kernthema’s.

Daarnaast kun je vertrouwen ook beschrijven met behulp van een vertrouwensformule². Crux hierbij is het niveau van zelforiëntatie, wat de deelfactor is van geloofwaardigheid + betrouwbaarheid + intimiteit. Ga je uit van je eigenbelang, dan zal het vertrouwen in jou significant verminderen. Is je zelforëntatie minder dan 1, dan neemt vertrouwen juist exponentieel toe. Kijk dus eens met deze formule naar je samenwerkingen, wederom vanuit een duidende sensemaking-rol.

2. Kies de steunende dynamiek

Reflecteer op de dynamiek in de samenwerkingsrelaties. Wees je ervan bewust of je vooral reddend gedrag vertoont. Of dat je je als slachtoffer of aanklager opstelt. Deze drie rollen vormen samen de ‘dramadriehoek’³. Het is veel sterker om je op te stellen als coach, onderzoeker of schepper van duidelijkheid. In die groeidriehoek³ staan juist steunende interacties centraal. Met bijbehorend vocabulair. Ook daarin kun je als communicatieprofessional een beschouwende en duidende sensemaking-rol spelen.

3. Werk met de ‘hoogste’ niveau’s van communiceren

Probeer het gesprek met je samenwerkingsrelaties in dialoog aan te gaan. Met de intentie om de ander echt te begrijpen. Dit doe je door empathisch te luisteren, met oprechte belangstelling naar wat de ander beweegt.

Marco Buschman schrijft hierover: “Je moet bereid zijn om tijdelijk je eigen waarheid los te laten en te zoeken naar wat er aan waarheid schuilgaat in wat de ander zegt. Daarmee geef je erkenning voor zijn gedachten en mening. Als je elkaars standpunten kent, de rationale erachter, de drijfveren die eronder schuil gaan, de oude pijn, de belangen, de motieven et cetera, dan kun je op zoek gaan naar de overeenkomsten. Die kun je samen benoemen en parkeren. Aansluitend kijk je waar de verschillen zitten en wat deze verschillen betekenen. Je gaat samen op zoek naar oplossingen.” Deze aanpak vraagt natuurlijk tijd, aandacht en energie. Maar is noodzakelijk bij een vastlopende samenwerking, of een samenwerking die niet (meer) in balans is. Als communicatieadviseur train je hier je collega’s in. Of je pakt de rol van gespreksbegeleider.

Voor een groep die al langer met elkaar werkt, kun je wellicht ook op het niveau van ‘presencing’⁵ opereren. Daarbij laat je eigen meningen en eigen reflecties volledig los en focus je op wat de groep als geheel belangrijk vindt. Niet vanuit de ratio, maar ook vanuit intuïtie, gevoel en emoties. Alle zintuigen krijgen de ruimte om ieders onbewuste ‘weten’ aan te spreken en te focussen op de toekomst en toekomstige resultaten. Laat het duidelijk zijn dat veiligheid bij deze vorm basisvoorwaarde is.

Als communicatieprofessional staat hierbij de vraag centraal ‘Hoe krijg je ze mee?’ in deze niet-doorsnee-aanpak. Je zou kunnen spreken van een rol als ‘volksmenner’. Of als communicatietrainer.

4. Neem je hele ‘zelf’ mee

Iedereen is anders. Uniek. Deze diversiteit kan een kracht in samenwerking zijn, als ieder zijn eigen ruimte in kan nemen en van daaruit gaat bijdragen. In ‘Verbindend Vermogen’ illustreren vijf ganzenlessen⁶ dit: mensen kunnen uit saamhorigheidsgevoel en onderling vertrouwen elkaar helpen hun doelen te bereiken. Van ganserharte dus. In de rol van gespreksbegeleider kun je inzetten op deze aanpak.

5. Gebruik krachtige organisatieverhalen

Span je in om voorbeelden en verhalen over successen en falen, over helden en mindere goden, ook in samenwerkingsverbanden te vertellen. Vanuit de rol van brandmanager bekrachtig je daarmee de unieke bijdrage die jullie kunnen leveren. Het verheldert het contact met de andere organisatie(s), omdat het illustreert waar je voor gaat en staat. Storytelling als methodiek om ook samenwerkingen te verbeteren.

 

Ik hoop dat je de komende tijd in samenwerkingen met deze vijf tips op je netvlies aan de slag kunt. En dat je bijbehorende rol pakt. Laat je me hieronder weten welke tip jou aanspreekt?

Relevante links

1. Marco Buschman (2016). Verbindend vermogen – vergroot je impact op de ander, je team en je organisatie.
2. Voorbeeld van een spiegeloefening. Overigens neemt Marco Buschman die oefening in het boek letterlijk: jezelf voor een spiegel zetten. Confronterend en spannend!
3. De vertrouwensformule uit: Maister, David (2001). De vertrouwde adviseur.
4. Blog over de drama-driehoek. Met een tip.
5. Uitleg over presencing. In: Senge, P.M. , Scharmer, O., Jaworski, J. & Flowers, B.W. (2006). Presence: een ontdekkingsreis naar diepgaande verandering in mensen en organisaties. Tweede druk verwacht in februari 2018.
6. Een blog over de herkomst en ‘Lessons from geese’ van dr. R. McNeish (1972).