Hoe faciliteer je hybride online meetings? Waar moet je op letten om contact tussen deelnemers goed mogelijk te maken? Hoe zit het met de energie in de meeting? Wat is er praktisch zoal nodig? In deze blog vind je 4 succesfactoren.

Factor 1. Opstelling en materialen: focus op zichtbaarheid

Zorg ervoor dat jij, als facilitator, zelf in de ruimte bent met de offline deelnemers. Iedereen heeft een eigen laptop paraat, en is daarmee aanwezig in de videobel-tool. Jij bent de host van de meeting. Projecteer jouw scherm via een beamer op een wand. Dit maakt het makkelijker voor de aanwezigen in de ruimte om de meeting te volgen. Aandachtspunt hierbij is het geluid. Houd iedereen op mute, om rondzingen te voorkomen. Zit zelf aan de knoppen om het geluid van jouw laptop richting de beamer uit- en aan te zetten. En instrueer de deelnemers bij jou in de ruimte. Dit vraagt wel enorme extra alertheid!

Factor 2. Breng je aandacht online

Faciliteer alsof de meeting geheel online is. Houd je focus bij de online deelnemers, zeker als zij in de meerderheid thuis zijn. Andersom, dus slechts een enkeling thuiswerkend, vraagt net zo goed om extra aandacht voor de online deelnemer(s). Het risico is namelijk groot dat zij zich buitengesloten voelen, omdat ze simpelweg niet ervaren wat zich in de offline ruimte afspeelt. Blijf daarover communiceren in de meeting. Duid wat er zoal gebeurt en houd ook de deelnemers bij de les die live bij elkaar zijn. Zij ervaren elkaar, maar blijf sturen op online samenwerking, de opdrachten en de tools die je daarbij inzet. Om ruis op de lijn bij de online deelnemers zoveel mogelijk weg te halen. En hen dus aangelijnd en geïnspireerd te houden.

Factor 3. Houd de energie in balans

Werk ook nu veel in kleinere (break-out) groepen. Speel met de verdeling van de on- en offline deelnemers. Je kunt ervoor kiezen om de mensen bij jou in de ruimte te laten samenwerken, om het live-contact een impuls te geven. Coronawise is het echter ook een heel goeie keus om de offline deelnemers uit elkaar te halen en in verschillende (break-out) groepen te plaatsen. Daarmee wordt de hele meeting hybride. En is de energie meer in balans. Let wel op: je hebt hiervoor aparte (kleine) ruimtes nodig, om rond zoemend geluid te voorkomen!

Factor 4. Stroomlijn het ‘live’ contact

Natuurlijk wisselen de deelnemers in de ruimte blikken uit en laten ze met hun lichaamstaal zien wat hen beweegt of waarop ze willen reageren. Daartoe heb je hele scherpe ooghoeken nodig. Je wilt immers de live uitwisseling kunnen inbrengen in de online meeting. In mijn ervaring zijn het echter vooral de breaks waarin het live contact werkelijk mogelijk is. Bij de koffie, tijdens de lunch of in een tea-break komen de verhalen los en laven mensen zich aan het sociale contact. Dat is voor online deelnemers enigszins op te vangen door hen te vragen elkaar te bellen, tijdens een lunchwandeling buiten bijvoorbeeld. Maar tsja, dat haalt het niet bij live ontmoetingen.

De aanmoediging: het kán!

Ik wil je aanmoedigen om met bovenstaande punten aan de slag te gaan. Experimenteer, in combinatie met energieverhogende faciliteertips en aanbevelingen over online vergaderen en digitaal samenwerken! Er is veel mogelijk om helder energiek contact te bewerkstelligen in hybride meetings. Doe eens een vaardigheidstraining of oefen eens een klein onderdeel van een bestaande meeting.

Waar ligt jouw aandachtspunt als het gaat om contact in een hybride meeting?