Skip to content

Online vergaderen verbeteren?

6 tips voor effectiever videobellen

Ben je toe aan een effectiever online vergaderen? Of wil je gewoon dat bij videobellen meer creativiteit wordt aangesproken? Pak dan een moment, net als bij face-to-face bijeenkomsten, om te reflecteren op je eigen rol in het contact. Heb je de voorzittersrol? Pak dan die van facilitator erbij! Of nodig een ander daartoe uit. Ben je de communicatie-adviseur? Bied je dan aan als gespreksontwerper. Hieronder 6 tips om online samenkomsten te verbeteren.

Tip 1: Ontwerp, al is het maar kort

Dwing jezelf tussen alle hectische bedrijven door tot een kort reflectiemoment. Wat is de intentie, het doel, de setting van deze online samenkomst? Wie zijn de (benodigde) deelnemers? Hoeveel zijn dat er? En welke digitale tools heb je tot je beschikking? Realiseer je bijvoorbeeld dat bij online besluitvorming met meer dan 6 mensen extra ingewikkeld is. En dat je bij een samenkomst van meer dan 12 mensen beter een webinar-vorm kunt inzetten. Of zeker in groepen uiteen gaat. Maak daarom een ontwerp voor je meeting, of call.

Tip 2: Kies werkvormen

“Roep met je aanpak het gedrag op dat je na een samenkomst wilt zien”. Een citaat uit één van de ‘Groot Werkvormenboeken’.  Kies daarom werkvormen. Het is tenslotte zonde van de tijd en energie om ‘zomaar bij elkaar te zitten’. Dat is altijd al het geval, maar zeker bij videobellen! Dat vraagt van veel collega’s nieuw gedrag, wat aanpassing en dus energie kost. De auteurs stellen: “de impact van werkvormen gaat verder dan een leuke bijeenkomst. Het is dé manier om op frisse en opgeruimde wijze een verandering te creëren in je training, teamsessie of overleg.” Dat geldt zeker ook online!

Online vergaderen

Loop daarom the Learning Chain na, een rijtje voor houvast bij een ontwerp: openen, focussen, inhoud, vertalen, afronden en opdrachten achteraf. Check daarnaast per onderdeel wat je nastreeft. Wil je: 

  1. alternatieven verkennen;
  2. inzichten opdoen door te analyseren;
  3. zaken doorleven en bewustworden;
  4. ambities en aspiraties opsporen?

Die inschaling bepaalt mede je keuze voor werkvormen.

Tip 3: Kies geschikte openingen

Online open je een bijeenkomst idealiter met een mentale check-in. Bied als facilitator alle deelnemers de mogelijkheid om te landen ín het moment en op de betreffende plek. Techniek levert velen stress op, net als een mogelijke hectische omgeving. Een geleide meditatie kan goed werken, net als een associatieve openingsvraag (‘pak een voorwerp dat jouw verwachting / insteek / gemoed het beste weerspiegelt en houd dat voor de camera’). Ga iedereen langs, zodat bij de start al iedereen aan het woord en in beeld komt. Vervolgens leg je de focus op het doel en programma van de samenkomst. Dit kun je visualiseren op een slide en via ‘share screen’ in beeld brengen.

Tip 4: Zet actieve groepsopdrachten in

Als je gezamenlijk werkt aan inhoud loont het om de groep te verdelen. Dat geldt ook voor groepen > 6 personen.  Diverse Apps bieden je die mogelijkheid. De meeste videoconference tools staan toe dat je (soms via een Chat-functie) andere programma’s opent. Op een Jamboard (van Google, met pen en plaknotities), via Miro (visuele samenwerking) of Mural (digitale werkplek), of gewoon via het whiteboard van de betreffende tool, kun je (groepjes) mensen samen aan inhoud laten werken. Geef dan wel een heel heldere opdracht mee. Soms kun je die groepjes vooraf ‘klaarzetten’ of anders mensen ter plekke in kleinere chatgroepen of break-out rooms uiteen laten gaan. Onderwerpen analyseren of verkennen en iets nieuws creëren leent zich hier uitstekend voor. Denk ook aan een combinatie met vooraf verspreide (uitgeprinte) stukken of vooraf (via de ouderwetse post!) thuis toegestuurde materialen. Gebruik groepsopdrachten ook om noodzakelijke fysieke beweging tussendoor te genereren. Achter de laptop vandaan.

Tip 5: Wissel effectief uit

Discussiëren en meningen op een rij zetten vraagt grote oplettendheid van de facilitator of voorzitter. Vraag de deelnemers om jou daar actief bij te helpen. De meeste chatfuncties in online programma’s bieden mogelijkheden daarvoor. Meningen peilen via een like- of applaus-knop, een rode of groene kaart aanklikken of ‘live’ een hand opsteken vormt de basis. Daartoe kun je met het delen van je scherm heldere vragen stellen, of stellingen poneren. Verdeel als dat nodig is ook hier de groep in kleinere groepen en geef ze een opdracht mee. 

Tip 6: Zoek passende afsluiters

Goed afronden wil er nog weleens bij inschieten. Iedereen is moe en wellicht is de tijdsfactor een probleem. Toch moet deze fase in je ontwerp én in de uitvoering de nodige tijd vragen. Het bepaalt het energieniveau voor de voortgang hierna. Kies dus ook hierbij voor een vorm, waarbij alle individuele deelnemers aan bod én in beeld komen. Denk aan het laten benoemen van ieders individuele actie, of slechts één woord om de bijeenkomst te duiden.

Nabrander: Flexibiliteit is de crux

Laten we voorop stellen dat de voorzitter / facilitator de toon zet. Die moet expliciet uitnodigen tot mentale aanwezigheid en delen van standpunten en inzichten. En kunnen improviseren als dat nodig is. Met een goede voorbereiding zorgt je ervoor dat dat in het moment suprème kan! 

Wat is jouw tip voor online vergaderen?

 Ik lees het graag hieronder.

Luister- en leestips:

Online samenwerken en verbinden: wat brengt het ons?’– YouTube Utrechtse Communicatie Kring

Digitaal samenwerken is meer dan alleen videobellen‘ – Frankwatching-artikel

Vanuit huis (samen)werken, hoe werkt dat: tips en tools.’ – artikel Evolve

 

Klik hier om een reactie achter te laten

Laat een reactie achter





Inspiratie in je mailbox

Ik stuur regelmatig e-mailberichten bij nieuwe blogs en vlogs. Wil je die ontvangen? Meld je dan aan.

Alle blogs en vlogs

Online vergaderen verbeteren?

14 april 2020 |

Online vergaderen verbeteren? Lees 6 tips voor effectiever videobellen.

Lees verder

Corporate silence?

20 december 2018 |

Ervaar je corporate silence? Werk aan openheid en verbeter je organisatie.

Lees verder

Pak je podium!

22 november 2018 |

Wil je presentaties verbeteren? Pas dan 7 fases van ‘Hooggeëerd publiek’ toe.

Lees verder