Communiceren gaat over praten, schrijven, verbeelden, spelen met woorden. Over luisteren, kijken en het interpreteren van non-verbale communicatie. En soms ervaren dat er ook nog zaken in de stilte zweven: zogenaamde corporate silence onderwerpen. Roze olifanten in de kamer. Juist die items verdienen het om benoemd te worden. Ze vormen sleutels tot verbetering van je bedrijf of organisatie. Hoe lever jij daar een bijdrage aan als communicatieprofessional?

De 5 P-ordening

CEO’s uit het Nederlandse bedrijfsleven vonden in 2013 dat over een aantal items stilzwijgen moet worden doorbroken in hun organisaties. Die vormen namelijk een bedrijfsrisico. Mark Blok¹ ordende ze in 5 (Engelstalige) P’s:

1. Plan (koers)
2. Product;
3. People;
4. Process;
5. Programme.

Amerikaans onderzoek liet zien dat 85 van de 100 medewerkers liever hun mond houden: ‘Better to be quiet and thought a fool, than to talk and be one‘. Vaak ligt hieraan ten grondslag dat leidinggevenden niet ontvankelijk zijn voor kritische informatie en zich soms bedreigd voelen². Of de kritische noten landen bij hen op impliciete overtuigingen over 1 van de 5 P’s. Vervolgens trekt de goedbedoelende medewerker zich terug als die voelt dat zijn of haar mening niet op waarde wordt geschat. Dit bevestigt het beeld bij leidinggevenden dat hij/zij alleen in zichzelf geïnteresseerd is. Wederzijds vertrouwen vermindert. En de stilte is daar.

Pak je rol als gespreksbegeleider

Wat staat jou als professional te doen? De onderwerpen agenderen is het devies. De zelfcensuur doorbreken. Voorwaarden hiervoor zijn veiligheid, openheid, vertrouwen en aandacht³. Voorstanders van een interactiebenadering, waaronder ikzelf, onderzoeken waar en hoe het gesprek mogelijk is. Wie daarin belanghebbenden zijn. Of de juiste onderwerpen op tafel (kunnen) komen. Welke behoeften, belangen en beleving vooraf bestaan. Het is de kunst om de onderwerpen zo aan te kaarten, dat je recht doet aan verschillen: in posities, feiten en meningen. Uitgangspunt daarbij is dat iedereen deugt én oog heeft voor verbetering van de zaak!

Openheid is de crux

Laten we voorop stellen dat leidinggevenden de toon zetten. Zij moeten expliciet uitnodigen tot het delen van suggesties, meningen of zorgen. Hun ontvankelijkheid sijpelt als het ware door naar de rest van de organisatie³. Je werkt vanuit de overtuiging dat het goed is om ‘gedoe op tafel te krijgen’, om het oneens te zijn met elkaar en om ‘vervelende boodschappen’ met elkaar uit te wisselen. Zorg daarbij voor goede en betrouwbare gespreksbegeleiding.

Stilte-onderwerpen adresseren

Doe anoniem onderzoek naar openheid en het communicatieklimaat als je het idee hebt dat het bespreken van issues nog niet aan de orde is. Denk aan gerichte vragen over onderwerpen die je niet bespreekt met collega’s en waarom dat zo is. Laat medewerkers openheid scoren om een goed beeld te krijgen.

Heb je de onderwerpen scherp? De volgende middelen en activiteiten kun je o.a. inzetten om corporate silence-onderwerpen boven tafel te krijgen²:

• Vraag-maar-raak-sessies : leidinggevenden laten zich extreem kritisch ondervragen, onder leiding van een journalist;
• Wisselende redactiebijdragen in personeelsmedia : met alleen de nodige kwaliteitscheck;
• Geef-het-stokje-door: antwoord op stellingen, peil stemmingen of organiseer mini-debatten;
• Koester dwarsdenkers : geef hen daarbij een opdracht mee;
• Laat nieuwkomers hun verbazingen delen, startend met ‘waarom-vragen’.

In ieder geval vraagt het durf en lef om met corporate silence aan de slag te gaan. Van alle partijen.

Jouw ervaringen in de stilte?

Wat herken jij in deze blog? Ik ben benieuwd. Laat je het mij hieronder weten?

 

Relevante links en bronnen

1. Kop dicht, mond open. Mark de Blok (2013) – inkijkexemplaar
2. Ongewenste stiltes – Monica Wigman en Frithjof de Haan – artikel in Communicatie, sept 2009.
3. Hoe bereik je een open werkklimaat? Ilse van Ravenstein – artikel Adformatie, mei 2015
4. Slideshare Breakingcorporatesilence.com

 

Klik hier om een reactie achter te laten