De afgelopen maanden maakte je met je team vast een sprong in digitalisering*. Veel videovergaderen, werken met gedeelde bestanden en wellicht ook facilitatie van online meetings en brainstorms. Ben je toe aan de volgende stap? Zoek je kennis over digitaal samenwerken? Wil je betrokkenheid bij online teamwork verhogen? Hieronder 3 tips om dat te bewerkstelligen, bijvoorbeeld tijdens een planproces.

Tip 1: Creëer een helder kader

Eerder benoemde ik het belang van een duidelijk doel en een omschreven opbrengst van je online bijeenkomsten. Dit is altijd behulpzaam bij samenwerken, maar bij digitale samenwerking onontbeerlijk! Pas bij een doel en heldere verwachte opbrengst kun je aan de slag met een ontwerp. Zowel voor het samenwerkingsproces als voor afzonderlijke online meetings.

Een voorbeeld: je werkt toe naar de deadline voor jullie jaarplan. Je hebt zoal te maken met:

• een inhoudelijk en financieel kader – de WAT;
• tips en tops uit eerdere jaren;
• inbreng en visie van je team op de HOE, rollen en functies ;
• oordeels-vorming & discussie;
• besluitvorming

Je besluit daarom te werken met een online aftrap, een samenwerkingsbord waar alle kaders en input een plek krijgen, online meetings om input te genereren, tussentijdse asynchrone momenten om inzichten te verzamelen en tenslotte online meeting(s) ter focus en besluitvorming.

Tip 2: Werk zowel synchroon als asynchroon

Relevante achtergrondinformatie plaats je op een centraal punt, liefst een digitaal samenwerkingsbord (zoals Miro). Op een dergelijk bord kun je namelijk vooraf ook (instructie)filmpjes posten en relevante afbeeldingen (bijvoorbeeld een tijdsplanning). Dit biedt alle deelnemers asynchroon de mogelijkheid om zich voor te bereiden in eigen tijd en op een eigen plaats. Ook kun je voorbereidende opdrachten klaarzetten, waarmee je tips en tops verzamelt en eerste input laat posten.

 

Synchroon, dus in online meetings, faciliteer je de interactie. Daarvoor kies je werkvormen en wissel je als facilitator of voorzitter groepswerk (stuur deelnemers met een opdracht weg- convergeren) af met gezamenlijkheid (presentatie en discussie -divergeren). Zo verhoog je de betrokkenheid tijdens de meetings. Je focust op energie en beweging. Alle opbrengst krijgt wederom een plek op het samenwerkingsbord.

Tip 3: Modereer het gehele proces actief

Wees steeds aanwezig in de reguliere communicatiestromen.  Agendeer voortgang in reguliere vergaderingen en werk met ondersteunende e-mails. Wees beschikbaar voor vragen van collega’s, als ze geen er niet uitkomen. Bied aan om één op één mee te kijken op het samenwerkingsbord, bijvoorbeeld. Wees in contact met ICT voor digitale mogelijkheden en technische ondersteuning. Digitale samenwerking gaat over uitwisseling en betrokkenheid, zowel bij de materie en de tools, als de mensen en het proces.

Experimenteer

Ik hoop dat jij in je organisatie de ruimte krijgt om om je heen te kijken. Dat je ‘best practices’ met collega’s uitwisselt en eens over de schutting kijkt bij andere organisaties. Liefst wens ik je experimenteer-ruimte, om bijvoorbeeld met een groepje eens dingen uitproberen. Of dat je de ruimte hebt om eens wat rond te struinen op internet voor praktijkvoorbeelden of instructievideo’s. De tijd leent zich er immers voor om je te verdiepen in de mix van on- en offline samenwerken!

Wat is jouw tip voor verbeterde digitale samenwerking?

Ik lees graag jouw inzicht hieronder.

Klik hier om een reactie achter te laten

*Communicatieteams bij gemeenten noemen teamspirit en (digitale) samenwerking als de grootste leercurve in de afgelopen periode. Eén op de vijf gemeenten heeft behoefte aan kennis over digitaal samenwerken. Dit is één van de conclusies uit ‘Coronacrisis: kans én bedreiging voor communicatieteams bij gemeenten & Veiligheidsregio’s’. ©2020 Logeion en Renata Verloop Advies & Management.