Samenwerken aan veranderingen in je bedrijf of organisatie is gebaat bij effectieve communicatie. In deze blog twee tips en een voorbeeld om je te helpen de juiste insteek te kiezen.

Tip 1: Kies de juiste toonzetting

De keuze van de veranderstrategie bepaalt welke taal en tone of voice het meest effect sorteert en mensen meekrijgt. Ik sluit meestal aan op de veranderstrategieën die Annemarie Mars beschrijft*.

Wil je dat medewerkers – slechts – weten van een op handen zijnde verandering? Kies dan een informerende toon en tekst. Gaat het om moeten? Pas dan een directieve toonzetting en woordkeus toe. Vergeet daarbij niet om de noodzaak van de verandering (welk probleem moeten we met zijn allen oplossen?) steeds te vermelden!
Mogen medewerkers zelf kiezen of ze mee willen met de veranderingen of een verbetertraject? Meest effectief is dan een uitnodigende taal, vergezeld van heldere argumentatie over de voor- en nadelen van de verandering.
Mogen medewerkers gedurende de verandering en verbeterslagen de effecten en oplossingen zelf leren en ontdekken? Dan past een experimentele toon in een uitnodigende tekst waar een heldere vraagstelling, dan wel een duidelijke ambitie steeds de kern vormt. Bij leren en ontdekken gaat het om trainen en ondersteunen. Daarbij is het belangrijk dat je ook leermiddelen en documentatie op orde hebt, voordat je start.

Tip 2: Gebruik een veranderverhaal

In communicatieland praten we vaak over storytelling. Een methodiek om verhalend aan de slag te gaan, omdat verhalen verbinden. Mensen kunnen verhalen navertellen; verhalen leven, helden floreren en mislukkingen krijgen een plaats. In verandertrajecten zijn verhalen onmisbaar, zo ook het veranderverhaal.
Op de site van Johanna Kroon vind je allerlei voorbeelden hoe veranderverhalen vorm kunnen krijgen. Van haar komen ook de 7 stappen voor een goed veranderverhaal:

• Stap 1: benoem onverbloemd en eerlijk het probleem;
• Stap 2: laat zien waar dit probleem vandaan komt, en waarom de huidige situatie niet meer werkt;
• Stap 3: schets het hogere doel, de ambitie, op zo’n manier dat het kippenvel bezorgt;
• Stap 4: benoem de sterke eigenschappen van de organisatie, die nodig zijn om te kunnen slagen in de verandering;
• Stap 5: doe het plan uit de doeken hoe je de problemen denkt op te lossen. Wees eerlijk en concreet;
• Stap 6: benoem de moeilijkheden die onderweg kunnen optreden;
• Stap 7: schets hoe de verschillende medewerkers kunnen bijdragen en wat zij aan ondersteuning kunnen verwachten.

Een naamsverandering

Bovenstaande tips paste ik afgelopen maanden toe bij een naamsveranderingstraject voor een organisatie bestaande uit vooral hoogopgeleide professionals. Zij hechten veel belang aan feitelijke informatie (weten), wat staat te gebeuren, wanneer, wat wordt van wie verwacht? Daarnaast ging het ook om willen: wijzigingen doorvoeren, zich verbinden aan een nieuw elan en een nieuw communicatieconcept uitdragen. Het verbindende aspect was van groot belang, omdat medewerkers tot in de kern van hun bestaan waarde hechtten aan de oude naam. We kozen daarom de route van logo- en concepttoetsing in combinatie met betekenisgevende gesprekken, passend bij ontdekken. Tenslotte kwam ook moeten aan de orde, zeker ten tijde van de overstap naar de nieuwe naam. Daarbij was het natuurlijk van belang dat directieve, instructieve boodschappen door gezaghebbende personen werden uitgevaardigd.

In interne mails en speeches van de directie kwam herhaaldelijk de noodzaak van de naamswijziging aan de orde. Problemen die daarmee opgelost konden worden, maar ook het vergezicht van de toekomst met een nieuwe naam. Bij de betekenisgevende gesprekken stonden de sterke kanten van de organisatie en mogelijke moeilijkheden bij het uitdragen van nieuw elan centraal. Verschillende stappen van het veranderverhaal, soms in willekeurige volgorde of in aangepaste bewoordingen, werden continu en met maandelijkse regelmaat toegepast. Ik durf te stellen dat met name de herhaling en het teruggrijpen naar de kern van het ‘waarom’, ‘hoe’ en ‘wat’ van de verandering bijdroegen aan een vloeiende acceptatie en doorvoering van de naamsverandering.

Ervaringen delen?

Ken jij ook voorbeelden van verandertrajecten, waarin communicatie (taal en toon) een wezenlijke rol speelde? Deel ze alsjeblieft hieronder.

 

* Mars, A. -‘Hoe krijg je ze mee?’ – Vijf krachten om een verandering te laten slagen. Van Gorcum, 5e druk, 2012.

 

Klik hier om een reactie achter te laten