Spring naar content

Hoe verwoord je de urgentie om te veranderen?

Tips om een waarom-dialoog vorm te geven

Menig communicatiemanager of projectleider krijgt de opdracht om een veranderingsproces in bedrijf of organisatie vorm te geven. Hoe krijg je mensen daarin mee? Deze blog gaat over de noodzaak om de urgentie van de verandering helder te verwoorden en over hoe je dit voor elkaar krijgt.

Ambities te over!

We willen onze naam veranderen. We willen de meest duurzame Hogeschool van Nederland zijn. We willen afval een toekomst geven. We willen meer business genereren met onze duurzame voorsprong. Zomaar een greep uit de antwoorden die afgelopen jaar door opdrachtgevers werden gegeven op de vraag voor welke uitdaging ze staan. Ze vertellen iets over de ambitie van het bedrijf en de organisatie. Ambitie is heel belangrijk als je staat voor een verandertraject. Een heldere ‘stip op de horizon’ bevat trekkende kracht om mensen mee te krijgen* . Verwoord door een inspirerende of visionaire leider doet deze ambitie de menigte opveren!

Benoemen urgentie ook noodzakelijk

Veel bedrijven en organisaties vergeten echter de urgentie van de verandering te benoemen. Waarom voldoet de huidige situatie niet meer? Welk probleem ervaart het management of de werkvloer dagelijks, waar een oplossing voor moet komen? Een verander-, verbeter, of verduurzamingstraject heeft grotere kans van slagen als daar een prestatieprobleem aan ten grondslag ligt. Daar moet je dus naar op zoek, wil je vervolgens je verandercommunicatie effectief vormgeven en een bijdrage leveren om mensen (medewerkers, klanten, leveranciers, stakeholders etc.) mee te krijgen met de duwende kracht van de urgentie. Je vertelt mensen waarom de huidige situatie niet meer voldoet en waarom daar afscheid van genomen moet worden.

Waarom-dialoog doet wonderen

Wat kun je doen om de urgentie verwoord te krijgen? Je start een ‘waarom-dialoog’, een beproefde methodiek uit de retorica. Herhaling van dezelfde vraag benadrukt het belang ervan. Je daagt de ander uit om zijn eerste antwoord verder te preciseren, het te verdiepen of de crux ervan te verduidelijken: waar draait het hier nu werkelijk om? De kern van de aanpak is om vijf keer achter elkaar te vragen: waarom is de huidige situatie een probleem? Mocht je dan nog niet op een nijpend prestatieprobleem stuiten, dan is het de vraag of je nu met het verander-, verbeter- of verduurzamingstraject moet starten.

Een paar varianten

De waarom-dialoog kun je op verschillende manieren voeren**.

  • 1 op 1, waarbij je bij diverse belanghebbenden uit alle lagen van de organisatie antwoorden ophaalt;
  • in estafettevorm in een groep: 1 persoon beantwoordt de eerste vraag, de volgende denkt door en beantwoordt in de tweede ronde etc.
  • Ieder beantwoordt de uitgangsvraag en schrijft zijn antwoord op, ieder leest zijn antwoord voor en 1 daarvan wordt uitgekozen en wordt in een volgende ronde op doorgevraagd etc.

De kracht van herhaling

In verandercommunicatie is het te allen tijden goed om de urgentie van de verandering te verwoorden en te herhalen. Deze naar diverse lagen van het bedrijf te vertalen en betekenis te geven. Zo blijf je mensen herinneren aan de noodzaak van veranderende werkzaamheden en vaardigheden.

Ik hoor graag jouw ervaringen met het verwoorden van de urgentie in verandertrajecten. Laat je het me hieronder weten?

 

* Uit: Mars, A. ‘Hoe krijg je ze mee?’ – Vijf krachten om een verandering te laten slagen. Van Gorcum, 5e druk, 2012.

** Met dank aan intervisiegenoot Margot van Lange – Lister

 

Klik hier om een reactie achter te laten

3 reacties

  1. Anke op 13 september 2017 om 14:06

    Dank Christel. Fris en praktisch. Een trigger is voor mij de zin: “Mocht je dan nog niet op een nijpend prestatieprobleem stuiten, dan is het de vraag of je nu met het verander-, verbeter- of verduurzamingstraject moet starten.” Het gaat om het woord ‘prestatieprobleem’. Gebruik je dat bewust om achter het gewenst gedrag te komen en niet te blijven steken in een ‘cultuurpobleem’? Of zou aan een prestatieprobleem altijd een cultuurprobleem ten grondslag liggen? Zijn er antwoorden op waarom-vragen bij een cultuurprobleem? Boeiend.

    • Christel Berhout op 13 september 2017 om 14:06

      Dag Anke,
      Geen dank, graag gedaan! Ja, ik gebruik bewust het woord ‘prestatieprobleem’. Daar komt namelijk de meest krachtige urgentie vandaan om direct aan de slag te gaan met verbeteringen. Cultuurproblemen gaan vaak over gedragingen, leiderschap, manieren van samenwerken, waarna je -bij doorvragen- meestal ook uitkomt op effecten die verminderde prestaties tot gevolg hebben. En dat wil over het algemeen niemand, dus biedt argumentatie om aan de slag te gaan. ‘Prestatieprobleem’ komt overigens ook uit ‘Hoe krijg je ze mee?’ van Annemarie Mars.

  2. […] kun je de communicatie-lijnen uitzetten. Onder woorden brengen waar deze verandering om gaat. Je kunt vertellen hoe de huidige situatie eruit ziet. Een […]

Laat een reactie achter





Inspiratie in je mailbox

Ik stuur regelmatig e-mailberichten bij nieuwe blogs en vlogs. Wil je die ontvangen? Meld je dan aan.

Alle blogs en vlogs

Verbeter digitaal samenwerken

22 juni 2020 |

Wil je digitaal samenwerken verbeteren? Drie tips voor een sprong in teamwork en verhoogde betrokkenheid.

Lees verder

Breng energie in videovergaderen

19 mei 2020 |

Meer energie bij videovergaderen nodig? Ontwerp je meeting, zet zintuigen aan en creëer verbinding.

Lees verder

Online vergaderen verbeteren?

14 april 2020 |

Online vergaderen verbeteren? Lees 6 tips voor effectiever videobellen.

Lees verder