Je zit veel in online meetings met collega’s. Je houdt het vol. Gelukkig ontwikkelden jullie inmiddels een aantal routines om het videobellen effectiever en efficiënter te maken. Spreek je af wie voorzit. Wie welke onderdelen faciliteert. Maar reflecteer je weleens op jullie interactie? Op de manier waarop jullie online bijeenkomsten al dan niet vloeiend verlopen? Op effectieve manieren waarop jullie al dan niet resultaten boeken? Deze blog bespreekt 6 essentiële vaardigheden van een online facilitator*. Heb jij ze in huis?

Vaardigheid 1. Organiserend, voorbereidend vermogen

Weet waarom je op een zeker moment online bij elkaar komt. Heb doel en opbrengst helder voor ogen, zowel in resultaat als in energie en gedrag van diegenen die online bij jou in de ruimte zijn. Realiseer je waar je staat in het proces met deze collega’s: gaat het om beeld-, opinie- of besluitvorming? Wat vraagt dat van jou en van de deelnemers aan je overleg, wellicht vooraf, tijdens of na afloop van jullie meeting? En welke onderdelen wil je in deze meeting besproken of uitgediept hebben? Dit zijn allemaal overwegingen die jij als facilitator maakt en waarop jij je sessieplan baseert. Jij maakt de flow en besluit wat je daarvoor online klaarzet en wellicht vooraf deelt in een online samenwerkingstool.

Vaardigheid 2. Vertrouwenwekkende sturing

Deelnemers in online meetings willen kunnen ontspannen. Ze willen erop vertrouwen dat de meeting jullie brengt waar je met zijn allen wilt zijn als de tijd om is. Let wel: voor alle deelnemers is de manier waarop je aan vertrouwen bouwt verschillend. De één wil precies weten hoe de agenda is, de ander wil ervaren dat hij of zij meedoet in een gezamenlijk proces. De derde wil dat er sowieso acties uitkomen en de vierde wil dat er ruimte is om vergezichten te verkennen. Dit zijn zo vier smaken van voorkeursattitudes waarmee collega’s in een overleg kunnen zitten. Wees je daarvan bewust en wees daarom heel helder in je bewoordingen en acties tijdens de meeting. Daarmee stuur je de deelnemers, stelt hen gerust, zet ze tot actie aan of begeleid hen in discussies en besluitvorming.

Vaardigheid 3. Tijdsbewaking en anticiperen daarop

Sturen op resultaat is één. Dat ook binnen een bepaald tijdsbestek realiseren is twee! Het is aan jou om vooraf een inschatting te maken van de benodigde tijd voor een bepaald onderdeel. Dat vergt oefening en uitproberen, soms vooraf testen met één van je collega’s. Of je doet dat in vertrouwde kring met huisgenoten, intervisiegenoten of vrienden. Het is daarnaast ook aan jou, in nauwe afstemming met collega’s die met jou in een meeting zijn, om af te wijken van je vastgestelde programma. Als je ervaart dat een onderdeel uitloopt, of anders loopt, meld je dit en check je dat. Dit kan gebeuren doordat bijvoorbeeld gemoederen opspelen, of nieuwe zaken bij een onderwerp aan het licht komen. Wees helder, doe een voorstel, check iedereen en neem een besluit. Dat geeft ruimte, voor iedereen, om vervolgens weer mee te bewegen. Of om tot het besluit te komen op een ander moment weer aan te haken. Van jou als online facilitator vraagt dit anticipatie en flexibiliteit: kunnen meebewegen met wat zich op dat moment aandient. Denk aan: geduldig zijn, snel kunnen schakelen, kunnen aanvaarden of juist een dosis creativiteit aan de dag kunnen leggen.

Vaardigheid 4. Afstemmen op de groep

In groepen mensen is altijd dynamiek aanwezig door interactie. Ook online is dat zicht- en voelbaar. Echter: online interacties vragen wel om meer ‘ondertiteling’, simpelweg omdat je maar een deel van elkaars lichaam ziet en elkaar niet automatisch voelt. Het vraagt daarom van iedereen om zich explicieter kenbaar te maken in wat hij of zij ervaart. Als facilitator ben jij je daar bewust van. Jij maakt connectie en geeft iedereen de gelegenheid om dat ook te doen en te ervaren. Je luistert**, vraagt uit, vat samen, bent attent op wat je ziet en ervaart. Zowel bij de groep als bij jezelf. En dat uit je, zoveel mogelijk. Let daarbij ook op je online presence, op dat wat je zelf laat zien en uitstraalt. Het maakt een verschil, voor jezelf én voor de groep.

Vaardigheid 5. Helder communiceren

Bovenstaande vaardigheden hebben in zich besloten dat je je helder kunt uitdrukken. Jij weet taal zo in te zetten dat online aanwezigen weten wat je van ze vraagt. Je geeft heldere opdrachten. Herhaalt jezelf in wellicht net andere bewoordingen. Checkt of je duidelijk bent. Vraagt daarom. Je kunt jezelf qua helderheid in taal en sturing helpen met Krachtige Vragen. Wat zijn dat? Het zijn open vragen die mogelijkheden scheppen en ontdekkingen aanmoedigen. Ze zorgen voor begrip en nieuwe inzichten. Nieuwsgierig, niet-oordelend van aard én bedoeld om te leren en in contact te zijn. Als facilitator is het bij uitstek jouw taak om die vragen te stellen. Passend bij het proces van de groep. Objectieve vragen bij feiten en analyses. Reflectieve vragen om emoties, associaties en reacties te peilen. Interpretatieve vragen om verbanden, aannames en consequenties boven tafel te halen en tenslotte besluitvormende vragen om tot opties, prioriteiten en acties te komen.

Vaardigheid 6. Techniek in de vingers

Last but not least: in online meetings is je technische vaardigheid essentieel. Jij hebt je verdiept in online tools. Je hebt geoefend, uitgeprobeerd. Je weet wat je wanneer waarvoor kunt inzetten. Daarbij grijp je ook hier terug op beeld-, menings- of besluitvormende onderdelen in een meeting. Beeldvorming bijvoorbeeld, kun je vaak asynchroon laten plaatsvinden, dit betekent dat iedere deelnemer in zijn eigen tijd informatie deelt of (al) tot zich neemt via een passende online omgeving. Tijdens je online meeting faciliteer je dan de menings- en/of besluitvorming voor dit onderwerp. Dit vraagt (natuurlijk) verantwoordelijkheid en ruimte van iedereen voor zijn of haar aandeel in dit proces. Ervaring leert dat het daar nogal eens aan schort en dat daar vaak irritatie op ontstaat. Dit vraagt wederom van jou, als facilitator, afstemming, anticipatie en sturing.

Wat technische vaardigheden en inzet van online tools betreft: een tool is slechts een middel, niet het doel! Neem ook je collega’s hierin mee. Geef mogelijkheid tot het volgen van een training, maak instructiefilmpjes, bied ruimte om met elkaar te oefenen. Vertrouw daarbij ook op de aanwezige kennis en ervaring in de groep. Over het algemeen is altijd wel iemand bereid om een ander te helpen. Of lever jij ondersteuning als dat nodig is (vooraf, tijdens of na afloop). Wees mild, het hoeft niet perfect.

De balans opmaken

En, als je bovenstaand rijtje naloopt, hoe is de stand bij jou? Waarschijnlijk herken je de eerste 5 vaardigheden ook van offline meetings, en is de zesde pas echt de toevoeging in dit covid-tijdperk. Echter: online zul je nog meer moeten checken wat je ziet, benoemen wat je ervaart en jezelf ‘ondertitelen’ in wat je doet. Dat hielp in live overleggen natuurlijk altijd ook al, maar in online meetings is het onontbeerlijk. Simpelweg, omdat je niet in dezelfde ruimte bent. Het is oefenen, ervaren, feedback vragen en jezelf ontwikkelen.

Welke vaardigheid verdient de komende maand jouw aandacht?

Ik ben benieuwd naar jouw reactie hieronder.

Klik hier om een reactie achter te laten

 

* Ingebracht en bediscussieerd in de afgelopen maanden door deelnemers aan de training ‘Online faciliteren en digitaal samenwerken’. 

**Wat voor luisterprofiel heb jij? Doe hier de ‘listing quiz’.