Vorm jouw communicatie-visie op veranderingen

Je ziet allerlei kansen voor samenwerkingen buiten jouw organisatie. Het valt je op dat klanten en doelgroepen nieuwe manieren van informatievergaring hebben. Intern komen je collega’s met nieuwe verzoeken. Dus zoek jij naar manieren om communicatie in die veranderingen te ontwikkelen. Je wilt je expertise inzetten en je invloed laten gelden. Jouw communicatie-visie ontwikkelen en uitdragen. Daarom drie tips uit ‘Kus de visie wakker’¹ om hiermee aan de slag te gaan.

Tip 1. Beschouw je werk als een expeditie

Bereid je erop voor dat je nieuw terrein gaat betreden. Op ‘expeditie’ gaat. Je kunt daarbij avontuurlijke en bedreigende confrontaties tegenkomen. Dus zorg je voor een gedegen voorbereiding en een goede uitrusting. Deze expeditie-metafoor werken de auteurs uit in vijf O-fases:

1. Ontwaken – Wat is er precies aan de hand? Wat zien we met onze in- of externe communicatie gebeuren?;
2. Ontsteken – Wie zien dit nog meer? Wie gelooft ook dat verandering nodig is? Verzamel deze mensen;
3. Oriënteren – Hoe zou onze route naar verbetering eruit kunnen zien? Hoe ziet de startsituatie eruit (huidige reputatie, communicatie, interactievormen, leiderschap, cultuur) en wat zijn onze mogelijkheden die in het verschiet liggen?;
4. Ontdekken – Wat zijn de belangrijkste communicatie-issues? Onze reputatie? Veranderende middelen-inzet? Nieuwe samenwerkingen? Welke pilotprojecten kan ik starten? Met wie ga ik betekenis gevende gesprekken aan?;
5. Ontvouwen – Welke besluiten zijn nodig? Wie neemt deze besluiten? Hoe voeren we de noodzakelijke veranderingen in gedrag, symboliek en / of communicatie door? En bestendigen we dit?

Door het ontwikkelen van je visie als een expeditie ‘en route’ te beschouwen, help je jezelf door steeds met de nodige afstand naar je werk te kijken. Je zult fases herkennen en op die manier beter weten wat je te doen staat. Zicht op verandercommunicatie-methodes helpt daar ook bij.

Tip 2. Ga betekenisgevende gesprekken aan

Veranderingen kun je op verschillende manieren benaderen, bijvoorbeeld analytisch (feiten en onderzoek op tafel), in dialoog (wat wil jij, wat wil ik), creatief (opties en scenario’s schetsen) of volkomen onbevangen (gewoon beginnen). Wees je bewust van jouw favoriete stijl en kom daar zo open mogelijk voor uit. Geef in je gesprekken aan welke stijl je het liefst bezigt.

Zorg er daarnaast voor dat je de relevante communicatie-issues ‘op tafel legt’. Tip is te werken met thema-kaarten, bijvoorbeeld die van ‘merk’, ‘de klant’ ‘strategie’, ‘reputatie’, ‘resultaten’. En daar open vragen over te stellen, on- of offline. Zo kom je tot betere inzichten.

Tip 3. Kom in de zin-zone!

Visievorming heeft grotere kans van slagen als aandacht, emoties en inspanningen op gezamenlijke doelen gericht zijn. Positieve gerichtheid en een hoog energieniveau betekenen dat je je in de ‘zin-zone’ bevindt.

Maar hoe kom je daarin en blijf je daar?

De auteurs onderscheiden namelijk nog drie andere, minder favoriete zones, die wellicht ook jouw vertrekpunt in je organisatie zijn:

1. De comfort-zone (‘alles is hier ok, het hoeft niet anders’);
2. De hyperzone (‘het is allemaal druk en veel, hier kan niets anders bij’);
3. De zombie-zone (‘het zal allemaal wel, hoezo anders’).

Om van comfort naar zin-zone te bewegen helpt het om de feiten op tafel te leggen en urgentie te ervaren.

Om in een hyperzone voet aan de grond te krijgen, zul je moeten kiezen en focussen. Concentreren op liefst één thema.

Vanuit de zombie-zone tenslotte, verhoog je volgens de acteurs de energie vooral met een inspirerend toekomstbeeld.

Aan de slag met de tips

Ik ben benieuwd naar jouw toepassingen rond communicatie visievorming in de praktijk.

Laat je me hier onder weten of deze tips je inspireren?

Relevante links

1. Kus de visie wakker, Van der Loo, Geelhoed & Samhoud, 2015 .
2. Liever luisteren naar de tips? Hieronder nogmaals in vlog-vorm ;-).