2 Tips voor vurige bijeenkomsten

Je kent het vast wel. Bijeenkomsten met collega’s onder elkaar die verzanden in monologen of langdurende discussies. Het gevoel bekruipt je dat je je tijd eigenlijk liever anders had besteed. Tijd om je als communicatieprofessional op te werpen als ontwerper van bijeenkomsten, workshops en meetings, zodat samenkomsten effectiever en energieker worden.

In deze blog 2 tips!

1. Laat werkvormen werken

Allereerst: kies werkvormen die passen bij het doel van (het onderdeel) van de bijeenkomst. Het ‘Groot Werkvormen Boek’ vind ik een echte aanrader. Daarin schotelen de schrijvers ons een reeks aan opties voor, waaruit je kunt kiezen. Zelf ben ik bijvoorbeeld fan van ‘Staan achter de flap’ als het gaat om besluitvorming. Of de werkvorm ‘Buzzen’ als je snel de diverse standpunten binnen een groep wilt inventariseren. Experimenteer, probeer en neem je rol als facilitator daarbij zeker serieus.

Bij de keuze van werkvormen kun je je ook laten leiden door de werkwoorden ‘ambiëren, doorleven, verkennen en analyseren’. Een assen-onderscheid wat daarin wordt gemaakt is:

• reflectie op persoon óf materie;
• speelt zich af in het heden óf in de toekomst.

Bijvoorbeeld: een werkvorm ‘associëren’ geeft persoonlijke zaken bloot, terwijl ‘scenario’s schetsen’ daarentegen ruimte biedt om vrij-uit met materie aan de slag te gaan.

2. Energiek samenwerken

De tweede tip is om serieus werk te maken van de vorm van je bijeenkomst. Letterlijk.

Hoe ziet de ruimte eruit waarin jullie gaan werken? Dient die het doel? Is openheid bijvoorbeeld gewenst, vermijd dan dat aanwezigen met papieren en laptops op tafel plaatsnemen. Kies dan liever voor een open setting, zodat mensen papieren en laptops onder hun stoelen plaatsen. Schuif met tafels en stoelen, overweeg een staande opstelling en speel daarmee.

Vorm krijgt ook uiting in beeldgebruik. Graphic Facilitation , zoals met ‘Bikablo’ toegepast, biedt een scala aan mogelijkheden om op flip-overs en whiteboards uitkomsten, standpunten en afspraken te visualiseren. Zoek uit waar je werkvormen met beeld kunnen worden ondersteund. Dit kunnen ook foto’s of filmpjes zijn, of beelden waarmee je kunt associëren.

Ik zou je willen aanmoedigen om ruimte te pakken en meetings effectiever én energieker te laten verlopen. Deel je hieronder jouw inzichten met me?

 

p.s. Van ‘Het Groot Werkvormenboek’ verschijnt november 2017 een tweede editie. Ik kan niet wachten…… ;-).